Terms

Spis treści

I. Wstęp

II. Przepisy prawa o ochronie danych osobowych

III. Zasady przetwarzania Twoich danych osobowych

IV. Twoje prawa w związku z przetwarzaniem danych osobowych

V. Bezpieczeństwo Twoich danych

VI. Jak przetwarzamy Twoje dane

VII. Zgoda – cofnięcie zgody

VIII. Przechowywanie danych

IX. Współadministrowanie danymi oraz odbiorcy danych

X. Przetwarzanie danych poza EOG

XI. Przetwarzanie danych z wykorzystaniem plików cookies oraz innych technologii internetowych

XII. Zmiany w Polityce

I. Wstęp

W poniższej Polityce Prywatności przygotowaliśmy informacje związane z używaniem (przetwarzaniem) Reef Factory sp. z o.o. („RF”, „my”, „nam”) danych osobowych osób odwiedzających lub korzystających z usług świadczonych przez RF za pośrednictwem strony internetowej www.reffactory.com, serwisu www.reefpedia.org oraz aplikacji Smart Reef, której wydawcą i administratorem jest RF.

Szanujemy Twoją prywatność, w związku z czym udostępniamy niniejszą Politykę Prywatności, aby poinformować Ciebie, w jakim zakresie przetwarzamy Twoje dane osobowe oraz dając Tobie możliwość podjęcia samodzielnej, świadomej i swobodnej decyzji o skorzystaniu z naszych serwisów.

W ramach niniejszej Polityki Prywatności zdecydowaliśmy się na ogólny opis sposobów i zakresu zbierania Twoich danych, celów w jakich są one wykorzystywane, komu udostępniane oraz w jaki sposób chronione. W niniejszej Polityce Prywatności znajdziesz również informację o przysługujących Tobie prawach, zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych.

Polityka ma charakter ogólny, pozwala zapoznać się z najważniejszymi kwestiami dotyczącymi przetwarzania danych osobowych. Uszczegółowieniem poniższej polityki są regulaminy lub klauzule informacyjne otrzymane w momencie zbierania danych osobowych przy okazji poszczególnych aktywności: np. subskrypcji newsletter’a, udziału w konkursie, utworzenia konta w aplikacji Smart Reef, czy rejestracji na stronie www.reefpedia.org.Więcej informacji o zakresie wykorzystania plików cookies lub innych technologii zbierających dane na naszej stronie internetowej plików cookies znajduje się w Polityce Cookies.

Administrator – dane kontaktowe RF:

Reef Factory Sp. z o.o. z siedzibą w Niemczu (86-032), ul. Bydgoska 94 wpisana do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Bydgoszczy – VIII Wydział Gospodarczy pod numerem KRS 0000781869, NIP 5542976220, REGON 383143903;

adres e-mail: support@reeffactory.com.

Polityka Prywatności RF opiera się na przepisach:

  • rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz.UE.L Nr 119, str. 1) (zwane również „RODO”);
  • ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2018 r., poz. 1000);
  • ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. Prawo telekomunikacyjne (t.j. Dz.U. z 2017 r., poz. 1907 ze zm.);
  • ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (t.j. Dz.U. z 2017 r., poz. 1219 ze zm.).

III. Zasady przetwarzania Twoich danych osobowych

Cenimy zaufanie, którym darzysz, dlatego w ramach przetwarzania danych osobowych bardzo istotne dla nas są bezpieczeństwo danych, zgodność z prawem i przejrzyste zasady. Nasze najważniejsze zasady, którymi się kierujemy to:

  • zbieranie danych osobowych jedynie w zakresie minimalnym i niezbędnym do realizacji celów, dla których są zbierane;
  • jasne określenie celów, dla których zbieramy Twoje dane osobowe;
  • dbałość o aktualność i poprawność Twoich danych osobowych;
  • realizacja Twojego prawa dostępu do danych osobowych i ich poprawiania;
  • realizacja Twojego prawa do usunięcia danych osobowych, wycofania zgody, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych oraz prawa do niepodlegania decyzji opartej wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, w tym profilowaniu;
  • ograniczanie przechowywania Twoich danych osobowych do okresu niezbędnego dla realizacji celów, dla których są zbierane (z wyjątkiem zajścia zdarzeń mogących wydłużyć okres ich przechowywania);
  • ochrona Twoich danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, przypadkową utratą lub zmianą, a także innymi nielegalnymi sposobami przetwarzania;
  • w przypadku udostępniania Twoich danych osobowych innym podmiotom, kierujemy się zasadą ich bezpieczeństwa, umownego zabezpieczenia oraz zgodności z obowiązującymi przepisami prawa.

IV. Twoje prawa w związku z przetwarzaniem danych osobowych

RF realizuje Twoje prawa dotyczące przetwarzania danych osobowych zgodnie z aktualnymi przepisami prawa, w szczególności RODO (art. 16-21). Prawa te zostały opisane poniżej.

  • Wycofanie zgody na przetwarzanie danych osobowych w dowolnym momencie, jeśli zgoda jest podstawą prawną przetwarzania danych (patrz punkt VII polityki prywatności).
  • Prawo do informacji jak RF przetwarza ich dane osobowe.
  • Dostęp do danych: masz prawo do otrzymania od RF potwierdzenia czy i w jaki sposób dane osobowe są przetwarzane przez RF oraz dostępu do nich w zakresie wynikającym z art. 15 RODO.
  • Sprostowania swoich danych osobowych oraz ich uzupełnienia w sytuacji, gdy nie są kompletne.
  • Sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych osobowych z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją. W przypadku przetwarzania Twoich danych osobowych w oparciu o nasz uzasadniony interes, w razie Twojego sprzeciwu, zaprzestaniemy przetwarzania danych – wyjątkiem są sytuacje, gdy wykażemy istnienie istotnych i uzasadnionych podstaw dla przetwarzania danych, które w sposób obiektywny powinny mieć pierwszeństwo nad Twoim interesem lub są konieczne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń (np. cele dowodowe). Prawo sprzeciwu przysługuje Tobie również w sytuacji, gdy przetwarzanie dotyczy marketingu bezpośredniego, w tym profilowania (bez względu, czy podstawę prawną przetwarzania stanowi Twoja zgoda, czy nasz uzasadniony interes, w każdym takim przypadku Twój sprzeciw lub cofnięcie zgody będzie skutkować zaprzestaniem przetwarzania w tych celach).
  • Niepodlegania decyzji, która opiera się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu i powoduje wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób ma dla Ciebie istotny wpływ (wyjątek stanowią sytuacje dozwolone prawem, sytuacje gdy decyzja taka jest konieczna do wykonania umowy lub gdy jest oparta na wyraźnej zgodzie; w dwóch ostatnich wyjątkach masz prawo do zakwestionowania takiej decyzji).
  • Usunięcia danych osobowych przez RF („prawo do bycia zapomnianym”), które polega co do zasady na żądaniu od administratora niezwłocznego usunięcia Twoich danych osobowych. Warto wspomnieć, że zgodnie z art. 17 RODO istnieją wyjątki od tego prawa (np. cele dochodzenia lub obrony roszczeń).
  • Ograniczenia przetwarzania danych osobowych, co może polegać na tymczasowym zablokowaniu dostępu do Twoich danych lub przeniesieniu danych do innego systemu.
  • Przenoszenia danych: masz prawo do otrzymania kopii swoich danych osobowych, w sytuacji gdy ich przetwarzanie odbywa się w oparciu o zgodę lub na podstawie umowy, tylko w sposób zautomatyzowany.
  • Złożenia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Wnioski związane z przetwarzaniem danych osobowych oraz przysługujących Tobie praw można przesłać drogą mailową na adres: support@reeffactory.com lub pisemnie na adres Reef Factory Sp. z o.o. ul. Bydgoska 94, 86-032 Niemcz.

Wnioski zostaną zrealizowane bez zbędnej zwłoki, w ciągu miesiąca od daty otrzymania. Czas ten może zostać wydłużony z uwagi na skomplikowany charakter lub liczbę żądań (o kolejne dwa miesiące, w takiej sytuacji otrzymasz informację o wydłużeniu). Do momentu realizacji wniosku istnieje możliwość otrzymania informacji, których dotyczy złożony wniosek.

We wniosku prosimy o podanie imienia, nazwiska oraz danych kontaktowych (numer telefonu lub adres e-mail, a w przypadku wniosku pisemnego również adres zamieszkania).

V. Bezpieczeństwo Twoich danych

RF podejmuje organizacyjne i techniczne środki mające na celu ochronę Twoich danych osobowych przed utratą, nieuprawnionym dostępem, przypadkową utratą lub zmianą, a także innymi nielegalnymi sposobami przetwarzania. Zapewnienie bezpieczeństwa było naszą podstawową zasadą w trakcie projektowania infrastruktury IT, standardów i biznesowej praktyki.

Zobowiązujemy się do uwzględnienia w celu zapewnienia bezpieczeństwa zasad:

  • poufności (chronimy dane osobowe przed przypadkowym ujawnieniem);
  • integralności (chronimy dane osobowe przed nieuprawnioną modyfikacją);
  • dostępności (w przypadku wystąpienia potrzeby, zapewniamy dostęp upoważnionych osób do Twoich danych).

Dane osobowe, które nam podałeś na naszych stronach, są szyfrowane i chronione za pomocą certyfikatu SSL.

Podjęte środki nie zapewniają całkowitego bezpieczeństwa informacji. W związku z tym nie możemy zagwarantować, że aplikacja będzie odporna na zagrożenia związane z bezpieczeństwem informacji.

VI. Jak przetwarzamy Twoje dane

RF przetwarza Twoje dane osobowe w określonych, jednoznacznych i zgodnych z prawem celach. O tym, jaki jest cel przetwarzania danych osobowych, RF każdorazowo informuje w ramach osobnego komunikatu.

Poniżej znajdziesz podstawy prawne i cele, w ramach których możemy wykorzystywać Twoje dane (istnieje możliwość przetwarzania danych w różnych celach i podstawach prawnych w ramach jednego procesu przetwarzania).

Zgoda jako podstawa prawna – może zostać wyrażona w ramach Twojego aktywnego działania (np. założenie konta) lub konieczności zaznaczenia checkboxa (w obu tych przypadkach podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit a RODO).

Masz możliwość wycofania zgody w każdym przypadku, w sposób opisany w informacji o przetwarzaniu danych osobowych, a także w punkcie VII niniejszej polityki prywatności.

Zgoda jest podstawą prawną, gdy:

  • dobrowolnie udostępniasz nam swoje dane i kierujesz zapytanie dotyczące oferty, usługi lub prosisz o kontakt ze strony naszego Centrum Wsparcia (Support);
  • subskrybujesz newsletter;
  • bierzesz udział w konkursach.

Wykonanie umowy lub działania zmierzającego do zawarcia umowy (Art. 6 ust. 1 lit b RODO).

Podstawa prawna w tym przypadku ma zastosowanie np. gdy realizujemy dostęp do naszych serwisów oraz usług świadczonych drogą elektroniczną (art. 6 ust. 1 lit b RODO).

Prawnie uzasadnione interesy (wyjątkiem są sytuacje, gdy Twoje interesy lub podstawowe prawa mają pierwszeństwo przed naszymi interesami (art. 6 ust. 1 lit f RODO)).

Możemy przetwarzać dane osobowe na podstawie naszych uzasadnionych interesów polegających m.in. na:

  • obsłudze zapytań innych niż dot. informacji marketingowych;
  • badaniu jakości obsługi;
  • audytowaniu i raportowaniu wewnętrznym oraz dokonywania rozliczeń finansowych;
  • zapewnieniu, że produkty lub usługi marki są dostarczane w zgodzie z literą prawa i obowiązującymi standardami oraz wytycznymi producenta, co ma stanowić zabezpieczenie przed nadużyciami;
  • realizacji celów dowodowych i archiwalnych oraz w celu zabezpieczenia informacji na wypadek pojawienia się prawnej potrzeby wykazania i ustalenia faktów, dochodzenia bądź obrony przed roszczeniami;
  • realizacji celów analitycznych i statystycznych, dla zapewnienia dbałości o jakość produktów i usług marki, żeby zapewnić dbałość o jakość produktów i usług marki, mieć możliwość dokonania lepiej dopasowanego do potrzeb klientów doboru produktów i usług, optymalizacji produktów i procesów obsługi, budowania wiedzy o klientach, prowadzenia analiz rynkowych i sprzedażowych oraz opracowywania strategii biznesowych lub marketingowych. W takim wypadku wynik przetwarzania stanowią dane zbiorcze
  • przetwarzaniu danych eksploatacyjnych oraz Twoich danych osobowych w związku z oferowaniem usług świadczonych drogą elektroniczną oraz zapewnieniem ich bezpieczeństwa, czy obsługą reklamacji;
  • realizacji Twoich praw (w szczególności praw do: prawidłowości danych, cofnięcia zgody oraz przechowywania żądań i dowodów na ich obsługę);
  • zarządzaniu procesem sprzedaży i obsługi klienta, ustalaniu procedury obsługi klientów i dbałości o jakość produktów oraz usług, prowadzeniu centralnej bazy klientów (w tym klientów potencjalnych);
  • w celu wykonania próbek badań oraz udostępnienia ich wyników w aplikacji Smart Reef.

W części przypadków podstawę przetwarzania danych osobowych może stanowić ochrona żywotnych interesów (podstawa z art. 6 ust 1 lit. d RODO) lub spełnienie obowiązku prawnego leżącego na administratorze (podstawa z art. 6 ust 1 lit. c RODO).

Sposób zbierania danych:

RF zbiera Twoje dane osobowe, gdy:

  • uzupełniasz formularze na naszych stronach internetowych;
  • kontaktujesz się z nami za pomocą serwisów społecznościowych;
  • bierzesz udział w konkursach;
  • rejestrujesz konto w aplikacji Smart Reef;
  • rejestrujesz konto na Reefpedia.org;
  • rejestrujesz konto na Social Reef;
  • kontaktujesz się z Działem Wsparcia (Support).

Jakie dane możemy przetwarzać i skąd je mamy?

Zbierane dane osobowe mogą mieć różny zakres. Zakres ten jest uzależniony od kategorii podmiotu danych oraz rodzaju relacji z RF (Klient, osoba potencjalnie zainteresowana produktami lub usługami) oraz celu, dla którego zbierane są dane. W przypadku, gdy jesteś naszym Klientem, poza pozostawionymi przez Ciebie danymi w formularzu kontaktowym, możemy wykorzystywać także dane na Twój temat zebrane w przeszłości przez RF.

W każdej sytuacji przetwarzamy wyłącznie niezbędny zakres danych.

Możemy przetwarzać dane osobowe jak:

– dane identyfikacyjne (np. imię, nazwisko);
– dane kontaktowe (np. numer telefonu, adres e-mail, adres zamieszkania);
– dane dotyczące produktów lub usług, z których korzystasz;
– dane związane z Twoimi pytaniami, zamówieniami, zleceniami lub reklamacjami;
– dane związane z produktami lub usługami, którymi jesteś zainteresowany;
– informacje zawarte w korespondencji adresowanej do RF lub przekazane podczas rozmowy przekazane w trakcie rozmowy (również w ramach serwisów społecznościowych) lub zawarte w korespondencji kierowanej do RF.

Podczas korzystania z serwisów internetowych RF, podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak możliwe, że niezbędne, aby obsłużyć zapytanie. W takiej sytuacji niezbędne elementy danych oznaczone są symbolem (*).

Logując się do naszych serwisów za pośrednictwem danych uwierzytelniających za pomocą sieci społecznościowych, np. Facebook, Social Reef lub inne, wyrażasz tym zgodę na udostępnienie swoich danych.

W wypadku, gdy nie wyrażasz zgody na pozostawienie swoich danych osobowych przez serwisy internetowe, zachęcamy do kontaktu mailowego.

Korzystanie z naszych stron internetowych jest związane ze zbieraniem danych w ramach plików cookies lub podobnych technologii. Zakres ten jest szczegółowo opisany w Polityce Cookies.

Prywatność dzieci

W ramach naszych serwisów, formularze zbierające dane osobowe są kierowane do osób pełnoletnich (w związku z czym RF nie przetwarza świadomie danych osobowych osób poniżej 16 roku życia świadomie). Zgody, które są wyrażane przez Użytkowników, są prawomocne dla osób powyżej 16 roku życia. Osoby poniżej 16 roku życia nie powinny samodzielnie udzielać nam żadnych informacji bez zweryfikowanej zgody opiekuna prawnego.

W ramach oferowanych usług, możemy Ciebie poprosić o wyrażenie zgody na przetwarzanie Twoich danych osobowych w celach marketingowych związanych z produktami lub usługami oferowanymi przez RF, w tym na marketing elektroniczny, jeśli Twoja zgoda może stanowić odpowiednią podstawę prawną do przetwarzania danych osobowych. Możliwe jest również wyrażenie zgody przez tzw. “działanie wyraźne” (np. dobrowolne pozostawienie przez Ciebie danych osobowych i prośba o kontakt w zakresie określonym w zgodzie lub w formie zaznaczenia check-boxów).

Wycofanie zgody w celach przyszłego marketingu jest możliwe w dowolnym momencie, poprzez bezpośredni kontakt z RF (dane kontaktowe w punkcie I).

Rezygnacja z subskrypcji Newslettera jest możliwa za pośrednictwem linku dezaktywującego subskrypcję (umieszczonego w każdej wiadomości e-mail). W przypadku innych pozyskanych przez RF zgód, cofnięcie zgody jest możliwe zgodnie z informacjami zawartymi w stosownych klauzulach informacyjnych lub w korespondencji marketingowej.

Wycofanie zgody nie jest związane z negatywnymi konsekwencjami lub nieprzyjemnościami, jednak musisz mieć świadomość, że wycofanie może być związane z brakiem możliwości korzystania usług takich jak m.in. otrzymywanie Newslettera czy odpowiedzi.

Rozpatrzenie wniosku o cofnięcie zgody zostanie rozpatrzone niezwłocznie, co skutkować będzie zaprzestaniem przetwarzania danych osobowych w celach marketingowych. Do momentu realizacji wniosku oraz w ciągu 10 dni od jego realizacji, istnieje możliwość, że otrzymasz od nas informacje, z których zrezygnowałeś przez cofnięcie zgody. Jest to związane z czasem niezbędnym do realizacji wniosku w naszych systemach i tym samym nie będzie stanowić niezrealizowania żądania wycofania zgody. Po tym okresie nie będziesz otrzymywać informacji marketingowych.

W przypadku posiadania przez RF Twoich danych osobowych, które zostały pozyskane dla realizacji innych celów (takich jak realizacja umowy czy usługi), Twoje dane mogą być nadal przetwarzane na podstawie innej podstawy prawnej.

Zakres zarządzania zgodą na instalację oraz wykorzystania plików cookies znajduje się w Polityce Cookies.

W każdym dowolnym momencie masz również możliwość samodzielnego usunięcia swojego konta w ramach serwisu, jednak musisz mieć świadomość, że uniemożliwi to korzystanie w pełni z usług oferowanych przez RF.

VIII. Przechowywanie danych

Przechowujemy Twoje dane przez czas niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane. Okres przechowywania Twoich danych jest ustalony zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Gdy jest to możliwe, staramy się skonkretyzować czas przechowywania danych i dajemy Tobie możliwość uzyskania informacji o planowanym i prawdopodobnym okresie ich przechowywania.

Gdy przetwarzamy Twoje dane, w oparciu o zgodę, dane osobowe są przechowywane przez okres jej ważności. W każdym przypadku okres ważności zgody może ulec zmianie – może ulec wydłużeniu (jeśli wynika to z przepisów prawa lub jest niezbędne do ustalenia, obrony lub dochodzenia roszczeń) lub skróceniu (np. w przypadku zrealizowania żądania usunięcia danych).

IX. Odbiorcy danych udostępnianie danych innym podmiotom

Odbiorcy danych

W uzasadnionych sytuacjach, jeśli istnieje ważna podstawa prawna (np. w przypadku marketingu czy zawarcia umowy), Twoje dane mogą zostać udostępnione innym administratorom danych.

Możemy też udostępnić Twoje dane również innym odbiorcom będącym podmiotami przetwarzającymi (czyli świadczącymi usługi w naszym imieniu i na nasze zlecenie), gdy zlecimy im czynności wymagające przetwarzania danych, w szczególności w zakresie usług IT i usług marketingowych czy obsługi korespondencji. W niektórych przypadkach podmioty zewnętrzne, które świadczą usługi na nasze zlecenie, mogą też występować jako niezależni administratorzy (np. poczta polska).

W uzasadnionych przypadkach Twoje dane mogą zostać udostępnione organom administracji publicznej (np. policja) oraz sądom.

W zakresie celu marketingowego na przyszłość odbiorcami Twoich danych osobowych jako podmioty przetwarzające dane mogą być Dystrybutorzy naszych produktów (dane adresowe naszych Dystrybutorów są tutaj).

Zaznaczamy, że w przypadku, gdy Dystrybutorzy będą we własnym imieniu samodzielnie przetwarzać Twoje dane osobowe (np. przez oferowanie produktów za pośrednictwem swoich kanałów, bez udziału RF), wówczas staną się odrębnymi administratorami danych. W takiej sytuacji ponoszą odpowiedzialność za przetwarzanie danych osobowych i nie podlegają warunkom niniejszej Polityki.

Serwis może zawierać linki do innych stron internetowych marki RF, serwisów społecznościowych lub do stron internetowych podmiotów współpracujących (np. Dystrybutorów). W momencie przejścia na stronę internetową strony trzeciej podlegasz odrębnej polityce prywatności i ochrony danych osobowych – prosimy o zapoznanie się z nimi.

X. Przetwarzanie danych poza EOGW

Sytuacji, gdy Twoje dane osobowe będą przekazywane do odbiorców w krajach poza EOG (np. Stany Zjednoczone), przekazanie odbędzie się na podstawie decyzji w sprawie odpowiedniego stopnia ochrony podjętej przez Komisję Europejską, na podstawie standardowych klauzul umownych zgodnie z decyzją Komisji Europejskiej lub na podstawie Twojej wyraźnej zgody.

XI. Przetwarzanie danych z wykorzystaniem plików cookies oraz innych technologii internetowych

Strony internetowe marki, RF gromadzą także dane zawarte w logach systemowych, plikach cookies lub wykorzystują inne podobne technologie internetowe (np. kody, pixele, tagi, wtyczki). Więcej informacji na ten temat znajduje się w Polityce Cookies.

XII. Zmiany w Polityce

RF zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej polityce. Może to wynikać z potrzeby dostosowania do obowiązujących przepisów prawa, standardów prywatności lub rozszerzenia naszej oferty. O wszelkich zmianach polityki prywatności RF będzie informować na swoich stronach internetowych.

Ostatnia aktualizacja:

12.09.2023